案件受注時のファイル管理法

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こんにちは。koinezuです。

今日は、案件を受けたあとのファイル管理法について書いてみたいと思います。案件対応中だけでなく、あとから資料を探し出すのにも役立ちますので、どうぞ参考にしてみてください。

ファイル管理のひな形を用意しておく

案件を受けたあと翻訳作業中に、「あれ~あの資料どこいったかな?」って無駄に探し回ることってありませんか?? 僕はよくやってました。集中しているときにサクッと見つからないとちょっとイライラしますよね。そんなこんなでたどり着いたのが、この方法です。(どうだっっ!エヘン)

僕は、↑↑ のひな形(なかみは空っぽ)をあらかじめ作って用意しています(ちなみに、ファイルの場所はマイドキュメント「事務作業」の直下に「案件受注時のひな形」としています)。そして案件を受けたあとに、一番先頭のフォルダを選択してコピーしてから必要なところにペーストして使っています。あら不思議、すべてのフォルダ構造を簡単にコピペできちゃいます。

どの取引先から受ける案件でも、だいたいやることは決まっています。管理する資料もだいたいおんなじです。それだったらスタイルを統一しておいて、その形式に慣れてしまったら、資料を探し出すのもサクッとできるのでは?と思ったしだいです。

具体的にどう使い分けするの?

<受領ファイル> <作業ファイル> <提出ファイル> <フィードバックファイル> とおおきく4つのフォルダを作りましたが、その使い方は下記のとおりです。

 <受領ファイル>
取引先からもらったファイル一式を放り込む場所です。それ以後上書き保存は絶対しないでおきます。保存用のフォルダですね(ちなみに僕は、この時点で外付けHDDにデータをバックアップしています)。

 <作業ファイル>
実際に翻訳作業中に使う、内容を変更したり追加したりするファイルの場所です。CATツールに読み込む原文データや翻訳中に参照する関連特許などの資料を、内容ごとに保管します。翻訳作業中にもっとも使う大忙しなフォルダですね。

 <提出ファイル>
見直し完了後、取引先に提出するファイルを置いておく場所です。やってしまったことはありませんが、取引先に1つ2つ前のリバイズ原稿データを送信してしまうとか、想像しただけでも恐ろしいですよね? その可能性を下げるためのフォルダですね。

 <フィードバックファイル>
納品後、取引先からいただくフィードバックファイルを置いておく場所です。その都度、改善したり、指定ルールを自分のチェックシートに落とし込んだりしますが、あとから元データにあたるときに非常に役立ちます(「フィードバックファイル」でマイドキュメント内を検索すると一発ですべてヒットします)。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか? 最初に手間を惜しまずシステム化しておくことで、あとから効率良く作業をおこなうことができます。今回紹介したのは、僕の一例にすぎません。いろいろとあなたに合った方法を試してみてください。そして「こんな良い方法があるよ!」ってゆう場合は、是非とも教えていただきたいものです。コメントなりなんなりもらえるとkoinezuさん喜びます。

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